Офисный переезд – трудоемкий и долгий процесс. Он может стать причиной приостановки работы компании на несколько дней. Но если грамотно организовать упаковку, погрузку и разгрузку всей документации, офисного оборудования и мебели, то вы исключите любую возможность возникновения трудностей и осуществите переезд качественно и оперативно.
Планирование переезда
Начните планирование переезда заранее. Лучшее время для офисного переезда – вечернее время суток или выходные дни. Назначив дату, в письменной форме оповестите клиентов, партнеров и сотрудников о ней. Оцените внутренние ресурсы компании и постарайтесь обозначить ответственных за переезд.
За несколько дней до переезда спланируйте расстановку мебели и размещение рабочих мест в новом офисе и согласуете это с коллегами. Позаботьтесь об упаковочных материалах. Если упаковку осуществляют сотрудники, то нужно купить картонные коробки, широкий скотч, воздушно-пузырчатую пленку и упаковочную бумагу. Работы выполняет транспортная компания? Все материалы вам доставят в день переезда.
Накануне переезда отключите все офисное оборудование от компьютерной и электрической сети. Если у вас сохранилась оригинальная упаковка техники, используйте ее во время переезда.
Упаковка и транспортировка
В каждом отделе нужно назначить ответственного за упаковку. Это поможет избежать многих непредвиденных ситуаций. Демонтаж мебели лучше поручить грузчикам. А с упаковкой вещей и офисного оборудования могут справиться сотрудники фирмы. Но проследите, чтобы они осуществляли это в строгом соответствии с рекомендациями, которые есть в инструкции.
Упаковывая, сортируйте все вещи. Не подлежащую ремонту мебель, ненужную документацию и неисправную технику выкидывайте. Если в автопарке компании есть автомобиль, важные документы, деньги, архивы или ценные вещи перевезите самостоятельно. Для транспортировки больших сейфов и тяжелой техники может понадобиться выполнение такелажных работ. Их должны осуществлять только профессиональные грузчики.
После переезда
В новом офисе сразу же распакуйте, соберите и расставьте мебель на места и только потом приступайте к распаковке остальных вещей. Всю упаковку утилизируйте. Это поможет не потерять ничего среди мусора и быстро наладить работу на новом месте.
Офисный переезд с ProGruz — это просто и недорого!
